なかなか捨てられない書類・紙類の片付けのコツ

片付ける難易度が高く、なかなか捨てられない書類・紙類。本日は、これらの片付けのコツについてお話したいと思います。

なかなか捨てられず、溜まりがちな書類・紙類

書類・紙類の片付けは大変です。

多くの文字を見て判断していくので、体力を使います。また、お金など重要事項に関わるものもある上、いつまで保管すればいい？など、調べて判断できるまで時間が要ることもあります。スムーズに捨てられず、だからこそ溜まりやすいともいえます。

衣類などと比べても、労力の割に体積は減りにくいので、片付けのモチベーションにつながりにくいです。片付け初期にトライするのは、あまりおすすめしません。

ですが、不要な書類・紙類をなくすと、驚くほどすっきりします。

以前、以下の記事で、「片付いていない部屋では未完了の仕事（片付け）があるので、気持ちがすっきりしない」と書きました。

片付いていないものが多いと気持ちが重くなりますが、特に書類・紙類は、後の整理が大変な分、その作用も大きいように感じます。片付け初期に手放しやすいものにトライし、片付けへのモチベーションが上がった後は、徐々にトライしていきたいところです。

次章からは、書類・紙類の仕分け方法について、解説します。

明らかに不要なもの・要確認のもの・残すものに分ける

書類・紙類の仕分けでは、次の区分で分けていくのがおすすめです。

• 明らかに不要なもの（さらにシュレッド要・不要で分けると便利）
• 要確認のもの
• 残すもの

順に解説します。

明らかに不要なもの（さらにシュレッド要・不要で分けると便利）

例えば、次のようなものです。

• 特に思い入れのない古新聞、古雑誌
• 有効期間の終わったDM・チラシや案内書類
• 終わった各種案件書類の一部

よく届く案内書類も、自分が該当者でないものは不要です。将来必要になる可能性があるなら残してもかまいませんが、新しい版が出たなど、情報が古くなれば処分してください。インターネット上でダウンロードできる場合も、紙のものは処分してください。

各種案件書類の一部で、保管の必要がないものや将来見返さないものも処分します（残すものは後ほど解説します）。終わったイベントの参加申込書や案内が該当します。提出した事務書類も、控えは残しても記入要領は不要です。

相手方の連絡先を紙で残したい場合も、封筒と中の送付書などで、情報が重複していることがあります。この際は、一方を処分するとスリムになります。（なお、連絡先が封筒にしかない場合、封筒全部はかさばるので、必要な部分だけ切り取り、関連書類の差し支えない箇所に貼ってしまうと管理しやすいです。）

なお、「不要な紙類」の中でも、個人情報がある等、シュレッダーにかける（あるいは、溶解処分する）必要があるものは「シュレッド」のカゴを作っておき、不要と判断した際にそこへ入れてしまうことをおすすめします。全て「不要」でまとめてしまうと、後でもう一度見返してシュレッド要否で分けるのが手間です。

要確認のもの

捨てても大丈夫か、調べないとわからないものは必ず出てきます。例えば、次のようなものです。

• ほぼ使わない取扱説明書（ネット上にもアップされていたら、ダウンロードしてデータ保管すればよいため）
• 各種契約書や証書、控えなどで、保管期間が分からないもの
• 自分以外の家族のもの

このように、すぐに判断できないものは、出てきた都度調べるのではなく、いったん「要確認（保留）」のものとしてまとめておきます。後でまとめて調べると効率がいいです。

残すもの

残す紙類の例は、例えば次のものがあります。

• 保管期間内の各種契約書や証書、控え
• これから参照する／提出する書類やその案内、記入要領
• 思い出品として残したいもの（受験票、子どもの作品、手紙など）

しかし、必要とはいっても、全て紙のまま保管しているとかなりの量になります。そこで、各々が次のいずれにあたるかを判断します。

• 書類の原本の状態での保管が要るもの
• 原本は不要だが、記載されている情報は残すべきもの

契約書や証書は原本で残さないといけませんが、例えば

• 自分でとっておいた提出書類のコピー
• 何かの申込みの受付番号控え

など、原本でなくても内容が確認できれば大丈夫、というものなら、書類をスキャンまたは撮影し、画像データだけ残して紙本体は捨てるのがおすすめです。

ただ、データさえあれば大丈夫なものでも、保管期間が短く、データにする方がかえって手間だったり、保管期間は長いけれども、紙の方が使いやすい場合もあります。例えば、

• これから提出する書類の記入要領
• 見返すことが多い家電の取扱説明書

などは、「紙で残して、保管期間を過ぎたら処分」が楽ということも多いでしょう。その場合はそうして大丈夫です。処分を忘れていても、「保管場所が詰まってきたら、要・不要を見直す」ようにしていれば、不便もないのでOKです。

もちろん、保管期間が短い書類でも、例えば行事のプログラムなどは、スマホで撮影した方がなくさないですし、外出先でも確認できて便利です。スペースとの兼ね合いをとりつつ、使いやすいかたちを選んで保管する、ということです。

残さなくていいが、何となく捨てられない／不安な書類は？

例えば保証期間を過ぎた家電の保証書など、理屈の上では処分しても構わないけれど、捨てるのは不安という方もいます。手紙なども、手放してもいいと思っているけど、完全に捨てるのは気が引ける…そんなこともあるでしょう。

そんな場合は、「捨てる」と「そのまま残す」の間をとって「スキャンや撮影でデータだけ残す」のをおすすめします。

全て捨てることに慣れるのは大変です。まずは、紙本体を捨てて、データのみ残すようにするだけでも、部屋はすっきりして、片付けの恩恵を受けられます。データは、気持ちが追い付いてから削除するので大丈夫です。ものを手放すのを重ねていくうちに、だんだん「消しても大丈夫だな」と思えるものが増えてきます。

書類・紙類の片付けを楽にするために、日々したいこと

書類は目を通すのに労力がかかる分、一度溜めてしまうと、片付けも重い腰が上がらなくなりがちです。ですので、普段からなるべく溜めないようにできれば楽です。

とはいえ、忙しい毎日では、ファイルボックスに放り込むことすら「後で！」となってしまうこともあります。そんな状況では、「綺麗に片付ける」までできなくても、

• 明らかに不要なものだけ省いておく
• 大事なものが行方不明／対応できなくなる事態を防ぐ

さえできれば、充分合格ラインです。

具体的には、日常で次のことをしておきます。

• 不要と即決できるもの（行かないお店のチラシや、期間の終わった連絡プリントなど）は古紙コーナーへ移動
• 封筒に入ったものはすぐ開ける（期限や保管の要否はすぐ確認）
• 提出などの対応が必要なものは、それだけ集めておく（冷蔵庫に貼るのでOK）
• 提出などの対応は不要だが、一定期間とっておくもの（よく行く店の特典付きDMなど）や、保管書類のうち今はファイリングまで手が回らないもの　などは一時置きボックスへ

これだけできれば、大事なものが埋もれるのはかなり防げます。

なお、特典付きDMなどを一時置きボックスに入れると存在を忘れる…という場合は、お店に行く際のかばんに入れる、冷蔵庫に貼るなど、「自分はここなら忘れない」という場所に移してください。

さらに

• 提出書類は期限ぎりぎりでなく、なるべく早く出す

までできれば、手元の紙を早く減らせるので理想的です。

買い物のリストなど、自分で書いた紙のメモが散らかる…という方は、できる範囲でスマホのメモ機能を使うようにすると、紙も増えないですし、管理も楽です。

書類・紙類の片付けは頭脳労働なので、気持ちの負担がない状態だと、よく進みます。ですが、他のものと比べて、気持ちの上で圧倒されやすいのも書類・紙類です。とにかく大量で焦ってしまう…そんな場合は、最初に明らかに不要なものだけでも抜き取ると、気持ちの余裕（スペースも）が確保できます。

本日は、なかなか捨てられない書類・紙類の片付けのコツについて、お話しました。